rss

Tips HR & Payroll Software

Lebih dari 10 tahun kami hanya fokus membuat produk payroll, banyak pengalaman yang kami dapatkan. Dari pengalaman tersebut, kami yakin dapat membantu dan memberikan solusi untuk permasalahan perhitungan penggajian di perusahaan Anda.

Digitalisasi, bertumbuh atau punah?

Digitalisasi, bertumbuh atau punah?

Perubahan kehidupan manusia didorong oleh perkembangan teknologi, pada masa sekarang ini pertumbuhan teknologi sangat pesat sekali, sehingga dunia mangalami ketidakpastian.

  1. Dunia Mengalami Ketidakpastian Terutama di dalam dunia bisnis, yang hari ini mempunyai bisnis yang sudah besar dan mapan, bisa jadi beberapa bulan kemudian akan muncul pesaing baru yang belum terdengar namanya, tetapi dapat menguasai pasar. Perusahaan handphone terkenal NOKIA, sekarang ini sudah tidak terdengar lagi, padahal beberapa tahun yang lalu mendapatkan julukan handphone “sejuta umat”. Apa yang mendorong semua perubahan ini terjadi, kembali lagi teknologi mempunyai peran yang sangat besar, sehingga perusahaan-perusahaan yang tidak mau merangkul teknologi sebagai alat untuk bisnis mereka, sangat mudah untuk diambil pasarnya oleh perusahaan baru sekalipun yang memanfaatkan digital.

    Beberapa bulan lalu terjadi supir taksi dari dua perusahaan taksi cukup besar dan sudah mendominasi pertaksian puluhan tahun, merasa khawatir dengan taksi online. Permasalahannya adalah sekarang orang tidak mau lagi untuk menunggu taksi di pinggir jalan, yang datangnya juga tidak pasti.

    Dengan menggunakan aplikasi online, pemakai taksi sudah dapat memprediksi kapan taksi yang dipesan akan datang, dan posisi sekarang ada dimana, nama supirnya siapa, mobilnya apa dan no polisi mobilnya berapa. Kemudahan ini membuat orang lebih suka memesan taksi lewat aplikasi online, dan dengan banyaknya orang yang lebih suka memesan taksi online, maka jumlah penumpang meningkat, secara langsung akan meningkatkan penghasilan supir taksi. Biaya pemeliharaan yang murah, karena taksi online tidak memiliki taksi, yang punya taksi adalah supirnya, maka biaya pemeliharaan kendaraan jadi murah, dan tidak harus membayar supir taksi serta memberikan benefit lainnya seperti THR. Jadi biaya operasi taksi online jauh lebih murah dibandingkan dengan taksi resmi.Jadi kalau tuntutan supir taksi resmi yang mengatakan bahwa taksi online tidak bayar pajak ? permasalahan utamanya bukan dibayar pajak atau tidak, tetapi memang biaya operasi taksi online jauh lebih murah.

    Salah satu ciri penggunaan teknologi adalah biaya yang murah, kita lihat misalnya Amazon adalah toko buku terbesar di dunia, sekarang ini tidak hanya menjual buku, tetapi menjual segala barang yang bisa dijual. Amazon tidak mempunyai toko yang tersebar banyak, dan juga tidak mempunyai karyawan sebanyak Barnes & Noble sebuah toko buku terbesar di Amerika. Tetapi Amazon dapat menyediakan buku yang judulnya tidak terbatas, sedangkan toko buku konvensional kalau mau menyediakan judul yang tidak terbatas, harus menyewa tempat yang harganya mahal sekali, sehingga biaya operasinya juga menjadi mahal, dibandingkan dengan jumlah buku yang terjual.

     

    Satu contoh lagi hotel yang mempunyai kamar terbanyak sekarang bukan lagi J.W mariot, yang telah mempunyai jaringan hotel seluruh dunia, tetapi AirBnB. AirBnB adalah aplikasi online yang bekerja sama dengan para pemilik rumah yang ingin rumahnya dibuat untuk disewakan dalam bentuk kamar. Banyak hotel konvensional yang mempunyai jaringan luas akan tergerus pasarnya oleh AirBnB. Dengan adanya dunia digital sekarang ini, bisnis konvensional mengalami ketidakpastian, karena pada suatu saat dapat digantikan dengan digital. Pertanyaannya adalah kapan digital ini akan merambah ke bisnis-bisnis lainnya, dengan mengganti model bisnisnya yang tidak mungkin pada saat mengembangkan bisnis tradisional.

  2. Mengapa Digital menjadi Ancaman ? Dunia digital mengubah banyak hal di dunia ini, karena dengan menggunakan digital akan menjadi lebih cepat dan murah. Pada saat saya masih remaja, untuk mengirimkan surat memerlukan waktu berhari-hari dan membayar perangko yang memang relatif murah. Dengan adanya email, mengirim surat hanya dalam hitungan detik sudah sampai, dan biayanya hampir nol. Mengambil uang di bank, sebelum ada ATM biaya pengambilan uang di bank menjadi mahal, karena harus membayar teller, dengan adanya ATM maka biaya pengambilan uang bagi bank menjadi sangat murah sekali, dan dapat dilakukan 24 jam, yang menyebabkan peningkatan volume transaksi untuk bank.

    Jaman sebelum digital untuk membuat buku memerlukan waktu yang sangat lama, karena harus melalui proses pencetakan, dan biaya yang cukup mahal. Sekarang ini dengan eBook, proses layout masih diperlukan tetapi proses cetak sudah dihilangkan, sehingga untuk menerbitkan buku jauh lebih murah, bahkan sudah banyak buku gratis dalam bentuk eBook.

    Mengapa dunia digital akan menjadi ancaman ? Dalam bisnis persaingannya selalu kecepatan dan biaya, dengan meningkatkan kecepatan yang tinggi dan biaya yang lebih murah, maka hasilnya akan menjadi lebih murah. Bank telah banyak menerapkan prinsip ini, kalau saya membayar tagihan kartu kredit di teller akan di kenakan biaya, sedangkan kalau saya bayar melalui ATM atau internet banking biaya nya kecil sekali atau ada yang gratis.

    Ini menunjukkan bahwa bank menginginkan semua transaksi di dorong ke ATM, sekarang ini sudah mulai setoran uang tunai tidak harus melalui teller, cukup lewat ATM. Coba kita bandingkan dengan bank yang tidak memanfaatkan teknologi ATM untuk mengambil dan menyetor uang, pasti biayanya akan lebih mahal dan volume transaksinya terbatas sekali. Sehingga biaya untuk mendapatkan uang menjadi besar, dan tidak bisa meminjamkan uang dengan bunga yang lebih bersaing.

    Tentunya ancaman digital tidak hanya di dunia perbankan, di dunia transportasi juga sama, kalau seandainya transportasi umum menggunakan aplikasi untuk pemesanan taksinya, maka pemakai transportasi umum tidak harus menunggu di pinggir jalan untuk menghentikan transportasi umum tersebut, cukup melalui smartphone, memesan transportasi umum, kemudian pemesan juga tahu kapan transportasi umum tersebut akan tiba. Karena pemesanannya lebih mudah, maka transportasi umum yang menggunakan aplikasi akan mendapatkan penumpang lebih banyak dibandingkan transportasi umum yang harus menunggu di pinggir jalan.

  3. Apa peranan Digital pada Dunia HR ? Dari pengamatan saya di dunia HR, masih banyak yang mempermasalahkan ketepatan perhitungan dan proses. Sebetulnya dalam mengadopsi digital dapat dibagi beberapa era, karena Andal software sendiri mengalami pergantian era demi era setelah 28 tahun berdiri.

    1. Membantu Administrasi Pada awal Andal Software berdiri di tahun 1988, software masih dianggap sebagai pembantu dalam melakukan perhitungan. Ciri khas di era ini adalah manusia sibuk melakukan data entry kedalam komputer dan komputer yang akan melakukan perhitungan. Karena memang menghitung dengan komputer akan lebih cepat prosesnya. Pada saat itu ada operator komputer, dan tugas dari operator tersebut hanya data entry, dan melakukan proses. Hasil dari data entry tersebut adalah hasil perhitungan yang akan di cetak, yang biasanya disebut report (laporan).

    2. Efisiensi dalam proses Tahapan berikutnya adalah untuk meningkatkan efisiensi, maka komputer digunakan sebagai alat untuk membantu memotong proses dalam mata rantai pekerjaan. Pemotongan proses ini akan mempercepat pekerjaan. Sehingga komputer melekat pada setiap orang yang ada didalam mata-rantai proses. Dan jabatan operator hilang, yang ada adalah user.

      User menggunakan komputer untuk mempercepat proses yang harus dia lakukan, kalau operator hanya memasukan data, tetapi user ikut dalam mata rantai proses. Misalkan administrator pabrik, menggunakan komputer untuk memasukan pergantian shift, Surat Perintah Lembur. Dan kepala bagian menggunakan komputer untuk melakukan persetujuan lembur, persetujuan ijin tidak masuk, atau ijin ganti shift. Laporan dapat dihasilkan disetiap bagian dari proses yang memerlukan, dan setiap bagian mempunyai hak akses kedalam program yang berbeda, sesuai dengan kewenangannya.

    3. Analisis dan otomatisasi Kemampuan digital dalam mengolah data yang besar, menyebabkan banyaknya data yang dapat digunakan untuk analisis. Dunia HR sekarang ini harusnya bukan lagi berbicara ketepatan data, tetapi bagaimana dapat menggunakan data tersebut untuk melakukan analisis, dan dari hasil analisis tersebut dapat untuk membuat strategi untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

      Andal Software yang sudah memiliki jumlah pemakai software sebanyak 500 perusahaan, sudah mulai mendapatkan banyak masukan tentang kebutuhan analisis tersebut. Mengapa analisis ini sangat dibutuhkan ? karena memang tuntutan persaingan yang ketat dalam meningkatkan produktifitas perusahaan. Ada banyak pekerjaan yang dapat disederhanakan sehingga waktu yang seharusnya digunakan untuk administrasi, dapat digunakan hal lain yang lebih mempunyai nilai. Seperti memasukan data di spreadsheet untuk menghitung berapa banyak pakaian seragam yang harus dipesan sesuai dengan ukurannya ? dibandingkan dengan pekerjaan menganalisa vendor pembuat pakaian seragam mana yang paling bagus dan murah ? maka pekerjaan yang kedua nilainya akan lebih tinggi dibandingkan dengan hanya melakukan pengetikan ke spreadsheet.

  4. Beberapa Penerapan Analisis
    1. Mengurangi Keterlambatan Karyawan Suatu perusahaan manufaktur, karyawan produksinya mulai banyak yang terlambat, sehingga menggangu produksi. Seharusnya bisa mulai jam 7.00 pagi, mesin baru bisa produktif sekitar jam 7.15, keterlambatan 15 menit akan mempengaruhi jumlah produksi yang cukup besar. Kemudian bagian HR mengusulkan agar karyawan yang terlambat dapat di hukum dengan memberikan potongan keterlambatan. Pemotongan keterlambatannya berjenjang krang dari 5 Menit, lebih dari 5 menit, dan lebih dari 10 menit, masing masing dipotong, 5,000, 10,000 dan 15,000.

      Pertanyaannya adalah apakah dengan dilakukan pemotongan orang yang terlambat semakin sedikit, sama atau semakin banyak ?

    2. Cara Mudah Mengelola Seragam Seragam karyawan di suatu perusahaan ada dua macam, staff kantor dan pabrik. Walaupun hanya ada dua macam, tetapi antara karyawan lelaki dan perempuan seragamnya berbeda, serta ada ukuran dari XL, L, M, dan S. Setiap akan membuat pakaian seragam bagian HRD akan melakukan pendataan, dan pekerjaannya menjadi sangat banyak.

      Bagaimana caranya agar mengelola seragam ini menjadi lebih mudah ?, dengan menggunakan Andal PayMaster dan menggunakan Custom Field maka setiap karyawan bisa dimasukan ukuran pakaiannya, sedangkan data Pria dan Wanita, dan data Staff kantor dan Pabrik pun sudah ada. Pada saat akan memesan pakaian ke penjahit, Andal PayMaster dapat mengeluarkan laporan jumlah pakaian beserta ukuran dan bagiannya. Untuk membagikan pakaian dapat membuat laporan per departemen, dan laporan nama karyawan per departemen serta ukuran.

    3. Cara Mudah Memperbaiki Kehadiran Yang Tidak Lengkap Setiap penarikan data kehadiran dan mesin pencatat kehadiran tidaklah selalu bagus, selalu ada saja data yang tidak lengkap. Bagian HRD selalu disibukkan untuk melengkapi data kehadiran ini, dan pekerjaannya memakan waktu yang cukup lama, karena harus diperiksa satu persatu. Cara mudah untuk mengerjakan pekerjaan ini adalah dengan menggunakan filter yang disediakan di Andal PayMaster.

  5. Apa hubungan antara menggunakan alat yang tepat dengan karir? Menggunakan alat yang tepat dalam mengerjakan setiap pekerjaan yang harus kita kerjakan, akan membuat pekerjaan lebih mudah dan lebih produktif. Biasanya yang diambil alih oleh alat adalah pekerjaan yang bersifat rutin, sehingga alat mampu untuk menggantikan. Sedangkan manusia mampu untuk mengerjakan hal-hal yang bersifat pemikiran, ide, konsep dan kreativitas.

    Sebagai contoh operator backhoe (alat untuk menggali) dibandingkan dengan tukang gali, jauh lebih mahal operator backhoe, tetapi kalau dilihat dari hasil pekerjaannya, menggali selokan per meternya akan lebih murah menggunakan backhoe dibandingkan dengan tukang gali.

    Sama halnya dengan pekerjaan di HR dan Payroll, kalau menggunakan alat yang tidak tepat dalam hal ini adalah software, masih banyak manualnya, atau hasil perhitungan masih harus dihitung ulang, maka pekerjaan tersebut tidak terlalu mempunyai nilai, dibandingkan dengan menggunakan software yang memang perhitungannya sudah benar dan pengerjaan data entry-nya juga lebih mudah, sehingga bagian HR dapat fokus pada pekerjaan HR.

    Bila seorang HR atau Payroll, dapat fokus dipekerjaannya bukan pada alatnya, maka kemampuannya akan meningkat, sehingga akan menambah nilai, pada saat pindah pekerjaan dapat menikmati penghasilan yang jauh lebih baik lagi.

 

 
Loading
  • Referensikan teman Anda untuk membaca.